Εισαγωγή Μαθητών/ριών από το Microsoft Excel

Το Αθηνά 2012 υποστηρίζει εισαγωγή δεδομένων από αρχεία του Microsoft Excel. Εάν τα στοιχεία των μαθητών και μαθητριών του σχολείου σας είναι ήδη καταχωρημένα σε τέτοιο αρχείο, είναι δυνατή η εισαγωγή τους απευθείας στο Αθηνά.

Προετοιμασία του αρχείου στο Microsoft Excel

Τα στοιχεία των μαθητών/ριών, μαζί με αυτά των γονέων, θα πρέπει να βρίσκονται σε ένα μόνο αρχείο (workbook) και σε ένα μόνο φύλλο εργασίας (worksheet). Το αρχείο μπορεί να είναι σε μορφή XLSX (Excel 2007 ή νεότερα) ή XLS (Excel 97 – 2003).

Το φύλλο εργασίας θα πρέπει να μοιάζει με το παρακάτω:

Η πρώτη γραμμή πρέπει να περιέχει τα ονόματα των πεδίων που αντιστοιχούν σε κάθε στήλη. Στη συνέχεια, κάθε γραμμή αντιστοιχεί σε ένα μαθητή ή μαθήτρια. Η σειρά των στηλών δεν έχει σημασία.

Τα παρακάτω πεδία είναι υποχρεωτικά στο Αθηνά. Αυτό σημαίνει ότι στο φύλλο εργασίας σας θα πρέπει να υπάρχουν στήλες που αντιστοιχούν στα πεδία αυτά.

Το συνημμένο αρχείο Excel περιέχει στήλες με όλα τα πεδία που υποστηρίζονται από το Αθηνά:
Δείγμα Φύλλου Εργασίας (αρχείο Excel)
 

Σημαντικές Παρατηρήσεις:

• Δεν υπάρχει περιορισμός στα ονόματα που μπορείτε να δώσετε στις στήλες του φύλλου εργασίας σας. Η χρήση, όμως, των ονομάτων των πεδίων του Αθηνά επιταχύνει τη διαδικασία εισαγωγής, αφού η αντιστοίχιση των στηλών με τα πεδία θα γίνει αυτόματα.
• Το ίδιο ισχύει και για τη συμπλήρωση πεδίων. Η αντιστοίχιση θα γίνει αυτόματα αν χρησιμοποιηθούν τιμές που αναγνωρίζονται από το Αθηνά. Για παράδειγμα, στο πεδίο «Φύλο» αναγνωρίζονται οι τιμές «Αγόρι» και «Κορίτσι». Στο συνημμένο φύλλο εργασίας υπάρχουν δύο δείγματα καταχωρήσεων που δείχνουν τέτοιες τιμές.
• Ο εντοπισμός αδελφιών γίνεται με βάση το τηλέφωνο οικίας. Βεβαιωθείτε ότι τα παιδιά που είναι αδέλφια, έχουν τον ίδιο αριθμό τηλεφώνου οικίας.
• Στη περίπτωση αδελφιών, για τη καταχώρηση των γονέων θα χρησιμοποιηθούν τα στοιχεία του πρώτου παιδιού που συναντάται στο φύλλο εργασίας. Τα στοιχεία γονέων στα αδέλφια που ακολουθούν θα αγνοηθούν, άρα δεν υπάρχει λόγος να συμπληρωθούν.
• Η συμπλήρωση των στοιχείων θα πρέπει να γίνεται προσεκτικά, εφόσον το Excel δεν είναι σε θέση να κάνει τους ελέγχους που γίνονται αυτόματα κατά την απευθείας καταχώρηση στο Αθηνά.
• Συστήνεται η αποφυγή συντομογραφιών κατά τη συμπλήρωση των στοιχείων. Επίσης, σε πεδία όπως τον τόπο γέννησης, το δήμο ή κοινότητα, την επαρχία ή τη χώρα προέλευσης, είναι επιθυμητό η συμπλήρωση να γίνεται με συστηματικό τρόπο. Για παράδειγμα, συστήνεται να αποφύγετε τη συμπλήρωση του πεδίου «Δήμος/Κοινότητα» με την τιμή «Κάτω Πλάτρες» σε ένα μαθητή, ενώ σε κάποιο άλλο με την τιμή «Κ. Πλάτρες». Όλες οι αναφορές στην ίδια κοινότητα, θα πρέπει να καταχωρούνται με τον ίδιο τρόπο. Το ίδιο ισχύει και για πεδία όπως το επάγγελμα. Προτιμήστε την καταχώρηση «Ιδιωτικός Υπάλληλος» αντί των «Ιδ. Υπάλληλος», «Ιδιωτ. Υπάλληλος», «Ιδιωτικός Υπ.», κτλ.

Εισαγωγή στο Αθηνά

Με επιλεγμένη την εφαρμογή Μαθητικός Πληθυσμός, στο μενού Αρχείο επιλέξτε Εισαγωγή. Θα εμφανιστεί ο Οδηγός Εισαγωγής Δεδομένων.

Πατήστε Εύρεση και επιλέξτε το αρχείο Excel προς εισαγωγή. Στη συνέχεια επιλέξτε το όνομα του φύλλου εργασίας σας από τη λίστα Φύλλο Εργασίας (worksheet) και πατήστε Επόμενο.

Στη σελίδα που ακολουθεί γίνεται αντιστοίχιση των στηλών στο φύλλο εργασίας σας με τα πεδία του Αθηνά. Αν είχατε χρησιμοποιήσει τα ίδια ονόματα, η αντιστοίχιση θα γίνει αυτόματα. Βεβαιωθείτε ότι η αντιστοιχίσεις είναι ορθές και πατήστε Επόμενο.

Στη συνέχεια γίνεται αντιστοίχιση τιμών. Θα σας ζητηθεί να αντιστοιχίσετε τις τιμές που δώσατε σε πεδία όπως «Φύλο», «Αλλόγλωσσος/η», «Τμήμα», κτλ με τις τιμές που αναγνωρίζονται από το Αθηνά. Αν είχατε χρησιμοποιήσει τις ίδιες τιμές, η αντιστοίχιση θα γίνει αυτόματα. Βεβαιωθείτε ότι η αντιστοιχίσεις είναι ορθές και πατήστε Επόμενο.

Θα γίνει ανάλυση του αρχείου και στην επόμενη σελίδα θα αναγράφεται ο αριθμός των εγγραφών που έχουν βρεθεί και πληροφορίες για τυχόν διπλοεγγραφές. Πατήστε Επόμενο για γίνει η εισαγωγή.

Θα εμφανιστεί η πρόοδος της διαδικασίας εισαγωγής. Όταν ολοκληρωθεί πατήστε Επόμενο και στην επόμενη σελίδα Κλείσιμο.

Το video που ακολουθεί δείχνει τη διαδικασία εισαγωγής.

Όλα τα πρόσωπα και τα ονόματα που εμφανίζονται στο video είναι φανταστικά και οποιαδήποτε ομοιότητα με πραγματικά πρόσωπα και ονόματα είναι εντελώς συμπτωματική.